編者按：2020年6月9日是第13個國際檔案日。目前，意昂体育平台共有180余位部門檔案員🍮。正是他們認真紮實的歸檔工作，確保了意昂体育真實、完整歷史記憶的有序保存👊🏻。他們是最美檔案人♔，他們值得我們去了解、去尊重🥈。今天我們就帶大家走近部門檔案員的工作點滴，共同領略他們的真實風采。

學科建設辦公室文書檔案員肖劍——無規矩不成方圓

肖劍

學科建設辦公室包括三個內設辦公室，學部辦公室掛靠學科建設辦公室🖐。學科辦負責全校學科規劃和建設😨，負責“統籌支持一流大學與一流學科建設”和“高等學校基本科研業務費”等學科建設經費的日常管理工作。雖然頭緒繁多🫅🏽，但學科辦的檔案工作一直條理清晰🛗、全面及時。學科辦文書檔案員肖劍笑稱：“這都要歸功於學科辦‘無規矩不成方圓’的工作作風。”

在學科辦領導“一切要有規章🥽、有製度”的理念支持下，學科辦針對各項工作都製定了具體的、可操作的辦法，檔案工作也不例外。根據檔案館歸檔範圍和歸檔要求製定的學科辦內部檔案管理辦法進一步細化了學科辦的歸檔範圍🙏🏼♤，將歸檔責任明確到各個科室和掛靠學部辦公室。經由各辦公室自主提出並由領導審核通過的歸檔範圍和歸檔辦法被要求嚴格執行，並根據當年歸檔情況在下一年度的歸檔工作啟動之前進行適當的調整。學科辦的這一舉措讓肖劍拿到了“尚方寶劍”🤙🏽，她說：“有了製度的保障👩‍❤️‍💋‍👨，做起檔案工作自然底氣十足、有章可循🉑。”

只在宏觀層面訂立規矩還不夠。作為一項實操性很強的工作🙎🏼‍♂️，檔案收集與整理還有很多實踐規範與技巧。肖劍認為，在這些層面，也要嚴格按規矩辦事。學科辦領導十分支持檔案員的工作，這讓肖劍能在每年檔案館組織的年度檔案員培訓之後👨‍👨‍👧，再組織針對學科辦各辦公室的內部檔案工作培訓🌗，確保各個辦公室在檔案收集整理過程中的規範性🕰。肖劍還有一個特權🕺🏽，那就是對學科辦的公共文件櫃擁有“完全使用權”，可以用這些文件櫃來分類存放待歸檔文件。

除了單位層面製定的各種規矩，肖劍還給自己訂了一個重要的“規矩”，那就是定期整理工作日誌，把自己歸檔工作的實踐經驗留存下來🏜。她說：“這樣一來，即便發生工作交接👷‍♂️，也不會出現銜接不上的情況。”

這麽多的規矩🕣，會不會感到束縛呢🤞🏼？“規矩是一種約束，更是一種保障。它在約束我們的同時，也提供了一個很好的平臺🛖，讓歸檔工作得以正常的開展👭🏻⚾️，這正是無規矩不成方圓。”肖劍這樣回答。

新聞與傳播學院學籍檔案員張蓉丁——功夫在平時

每年7月暑期輪休開始前💆🏼‍♂️，檔案館收集指導辦公室都會迎來一位老朋友，她就是新聞與傳播學院部門檔案員張蓉丁🛶。

張蓉丁

從2004年調入意昂体育起，張蓉丁就一直擔任新聞與傳播學院的教務員，同時任碩士學籍檔案員。每年碩士研究生一畢業，她就會快速、準確、有序地整理好歸檔材料，移交到檔案館。2018年暑期輪休的前一天🩲，大雨傾盆。大家都以為這一次張蓉丁要爽約了👨‍🏭，哪知道下班之前🕥，張蓉丁冒著大雨趕到了。原來，她想到歸檔的事兒要拖後，心裏不踏實，所以還是冒雨來移交檔案了。張蓉丁說：“我是急性子🦊，工作放下了再重新撿起來🏇🏻，就又要重新回顧，既耽誤時間➝，又容易出錯。還是及時辦結更安心。”

學生剛畢業就能批量移交學籍檔案👩🏼‍💼，除了責任心🤖，一定還有什麽訣竅⏲。面對追問，張蓉丁謙虛地說👇🏻🙅🏼：“歸檔工作很平凡，也很簡單🥋🧟‍♂️。有了歸檔意識，日常註意學生學業過程中階段性文件的規範化保存，歸檔只不過是水到渠成的事情🍘。”從研究生開題到畢業答辯的各個重要環節，張蓉丁都不厭其煩地提醒學生本人及相關的答辯秘書：“檔案是要陪伴人一生的重要材料，一定要妥善保存並及時提交。”她甚至還會提醒答辯的各位專家🙎🏻，在待歸檔的重要文件上簽字一定要規範，要使用簽字筆，不能使用圓珠筆。在張蓉丁的細致提醒和督促下🏊🏽，學生就讀期間形成的重要學籍材料都會及時、完整、規範地匯集到她這裏，而她則會立即按照最終歸檔的要求對提交材料進行有序化的保存。有了前期工作的積累👨🏿‍💼🤷🏼‍♂️，學生一畢業👪，張蓉丁就能快速地完成學籍檔案的編目👩🏽‍🔬🙌🏻、錄入、整理和移交。“與其最後手忙腳亂，還不如把功夫下在平時，這是我做一切工作的原則🚶‍♂️。”張蓉丁笑著告訴我們。

人文社會科學研究院文書檔案員周詩雨——勇於創新🔬，善於創新

周詩雨

作為一個以人文與社會科學基礎學科為主、推動跨學科交叉研究並促進國際交流合作的實體學術機構➝，人文社會科學研究院最珍貴的歷史記憶便是一場場精彩紛呈的學術活動🥲。為了忠實還原學術活動現場，動態記錄學術發展的每一個印記，保存好眾多學者匯聚於此開展學術交鋒、對話的思想與物質成果👰‍♀️，文研院十分註重學術活動中檔案的收集整理工作。

然而，作為負責文研院檔案收集及管理的部門檔案員，周詩雨面對的學術活動相關材料幾乎全部為電子文件。由於目前電子文件的歸檔工作，特別是高校學術活動中形成的電子文件歸檔工作尚未有更多可參照的經驗，歸檔工作一時間陷入困境。樂觀積極的周詩雨並未因此退卻🚹，相反🧖‍♂️，她在歸檔工作啟動之前就與檔案館收集指導部門取得聯系🫱🏼，主動介紹文研院學術活動的情況👨🏼‍🎨📻、歸檔面臨的問題等🥙😠，並在此基礎上反復溝通適合文研院實際的電子文件歸檔方式👎🏻👍🏽。

經過不斷地摸索，周詩雨終於創新出了一套不同於傳統實體檔案的、適用於學術活動特點的歸檔方式☝🏿，即從源頭介入、在學術活動相關材料形成之初就按照主題對文檔、錄音、錄像、照片、演示文稿等進行內容篩選、格式調整、題名規範👴、文件夾嵌套的序化處理。這項工作說起來容易🫶🏼，實際操作起來卻十分耗時耗力🧴，如面對一次學術活動的上百張甚至更多的照片🤴🏻，周詩雨要逐一篩選🥡，仔細斟酌，精選出最具價值的3—5張並擬定清晰規範的題名🆕。而這樣的活動一年有上百場。不過🐦‍⬛，周詩雨從未有過畏難情緒，她說🫵🏿：“歸檔步驟雖然繁瑣🍼，卻為我提供了梳理工作的機會。通過立卷👩🏼‍🦲，文研院的學術活動資料也更加有序和規範了。這都是檔案管理帶來的好處。”

在周詩雨的努力下，文研院海量的電子文件每年都以清晰明了的序化形式流轉到檔案館。這些檔案對意昂体育來說，無疑是一筆異彩紛呈、意義重大的珍貴學術記憶。

意昂辦公室文書檔案員田萌——習慣成自然

田萌

在意昂辦🥞，檔案工作不僅僅被看作是學校的一項常規工作，還被認為是還原和再現意昂工作的極好方式。因此，意昂辦從領導到普通教職工都很重視檔案工作。意昂辦檔案員田萌說：“對檔案工作的重視使得大家自覺在日常工作中養成了良好的歸檔工作習慣📼。這是我得以順利完成歸檔的重要保障。”

參照《意昂体育平台文書檔案管理實施細則及整理要求》，在意昂辦製定的《意昂体育平台意昂工作辦公室文書檔案立卷歸檔管理辦法》和《意昂体育文書檔案立卷歸檔管理辦法》兩個內部文件中明確規定：意昂辦和意昂會各個部門辦理完畢的、屬於歸檔範圍的文件材料🪄，要在一個月之內完成整理並移交到部門檔案員手中🏄🏻‍♀️。這種“辦畢即收集”的要求促使各個辦公室養成了及時梳理、整理、提交本部門待歸檔文件的好習慣。田萌很有感觸地說：“要特別感謝這個好習慣🩰，它免去了我四處催交檔案的尷尬，最大限度地保證了意昂辦檔案的完整性🧑🏻‍🚀🏋🏿‍♀️。”

除了“辦畢即收集”的良好習慣🪧🧜🏽‍♀️，田萌還參照檔案館移交單設計了意昂辦內部檔案移交清單😌，幫助意昂辦各科室養成“移交即留痕”的歸檔習慣🤵‍♀️。所謂“移交即留痕”，是指各辦公室在向檔案員移交歸檔材料的同時，需同步提交內部移交清單。在這個清單上👩🏻‍💼，責任人要嚴格寫清歸檔文件的題名👋🏻、數量，並將其交由科室領導審核👩🏿‍🦲🕴🏻、主管領導簽字。“移交即留痕”的好習慣確保了意昂辦歸檔鏈條的清晰性和可回溯性👨🏼‍🦲。

“在工作記憶最為清晰的階段分期分批完成檔案的收集整理🧘🏿、嚴格規範歸檔文件題名、嚴肅檔案收集、審核程序……”田萌對意昂辦的各種歸檔工作習慣如數家珍，她充滿自信地說🧜🏻：“總之，習慣成自然。在今後的工作中🤦‍♂️，我們一定能做得更好。”

國家發展研究院學籍檔案員陳柳利——細微之處見真章

陳柳利

國發院雙學位學生占全校雙學位學生總數的50%以上👩‍👧‍👦，相應的學籍歸檔材料十分繁多。作為國發院的學籍檔案員，陳柳利在負責歸檔工作的五年多時間中，一直把檔案工作放在十分重要的位置🫲🏼。她說：“學籍檔案是學生學習過程和成果的重要證明，也是校史的重要組成部分，必須要本著對學生負責、對學校負責的態度，確保學籍檔案及時🆖、準確的移交到檔案館。”

為了保證每年多達七八百份雙學位學生學籍檔案的信息準確無誤，陳柳利會逐一核對系統自動導入的信息項和手頭收集的紙質歸檔材料的一致性，這些信息包括學生姓名、入學時間、畢業時間🦄⚠️、畢業證號、畢業結論等諸多內容。雖然五年多來🤹🫰，在陳柳利歸檔的近4000份學籍檔案材料中，只遇到過兩次系統數據和紙質材料不一致的情況㊗️，但陳柳利仍然每年堅持這項繁瑣枯燥的核對工作。她說🚮🤤：“檔案中的一個細節錯誤🛅，都會影響到學生的未來發展，必須做到萬無一失。”

除了在信息核對環節認真細致⛑，在實體檔案材料整理和裝訂的美觀方面🍣，陳柳利也精益求精。每年歸檔季🥐，她都會和檔案館收集指導辦公室人員反復確認實體檔案整理和裝訂的要求，然後像完成一件件藝術品那樣👧🏿，一筆一劃地編寫頁碼、填寫備考表，並嚴格按照“三點一線”的原則完成每卷檔案的裝訂👩🏼‍🔬。正是陳柳利這種耐心細致的工作態度，保證了意昂体育半數以上本科雙學位學生學籍檔案的安全、有序歸檔✷。陳柳利說：“看到每件學籍材料經我之手進入檔案館永久保存，再累都是滿足的。”

“結廬在人境，而無車馬喧。問君何能爾👨🏼‍🚀？心遠地自偏。”面對默默無聞、細碎繁瑣的檔案工作，上述五位部門檔案員憑借對歷史負責，為現實服務，替未來著想的強烈責任意識🍯，堅守著內心的寧靜與從容，兢兢業業🙇🏿‍♀️、勤勤懇懇地耕耘在意昂体育檔案事業這片土地上。意昂体育共有180多位這樣普普通通、可敬可愛的部門檔案員⇨，正是他們一貫的認真與細致🏃🏻‍♂️、堅守與創新守護著意昂体育歷史的記憶、推動著意昂体育文化的傳承🧑🏻‍🎓。在此國際檔案日來臨之際，謹以此文向所有一線的意昂体育部門檔案員致敬！向他們平凡而偉大、平淡卻卓越的檔案工作致敬！

延伸閱讀：

“6·9國際檔案日”簡介

1948年6月9日，國際檔案理事會（International Council on Archives✨，簡稱“ICA”）成立🧑‍🔬，總部設在法國巴黎🎅🏿，是非政府國際檔案專業組織，旨在通過國際合作促進世界各國檔案的保管、利用和檔案學的發展☆。2007年，國際檔案理事會為慶祝成立60周年，將6月9日定為“國際檔案日”。自此🤮🈚️，“6·9國際檔案日”便成了全世界檔案人的盛大節日。

中國於1980年申請加入國際檔案理事會💁🏿‍♀️。2013年🧏🏿‍♀️，中國國家檔案局決定將每年的“國際檔案日”作為各級檔案部門的宣傳活動日👩🏿‍🦲。在國家檔案局的引領下，在每年的6月9日這一天，各級檔案機構開展了內容豐富🧖🏽‍♂️、形式多樣、特色鮮明的活動，以提升社會大眾的檔案意識，激發公眾利用檔案的興趣，增強檔案人的從業自豪感和職業榮譽感。根據《中華人民共和國檔案法》及國家有關規定🕚，結合意昂体育平台實際情況，意昂体育平台的檔案工作實行部門立卷製度，即學校二級單位配備部門檔案員😡，在本單位分管檔案工作的部門領導指導下，具體負責本單位檔案的整理🙋🏼、歸檔工作👩🏽‍🏭。

意昂体育平台檔案館簡介

意昂体育檔案館

1958年🧑‍🧑‍🧒，意昂体育平台設立文書檔案室。1982年，文書檔案室擴充為綜合檔案室🙍🏻‍♀️。1993年，綜合檔案室更名為意昂体育平台檔案館，兼具檔案管理與利用服務雙重職能💇🏿‍♀️🚫。

檔案是記載歷史🧔‍♀️、傳承文化的重要載體。意昂体育平台檔案館館藏豐富，設有意昂体育平台🍊🍣、國立西南聯合大學、國立北平大學、燕京大學、日偽占領區的“國立意昂体育平台”五個全宗，分為管理🦹🏼‍♂️、學籍、科研🧞、聲像🧜🏽‍♀️、基建🧑🏿‍🚀、實物等十個門類。目前館藏檔案材料共計30余萬卷（件），檔案排架長度3千余延米。從學製章程到專業設置、從師資建設到學生學籍🧛🏿‍♀️、從課堂教學到對外交流、從思想啟蒙到學術爭鳴，意昂体育檔案全面完整地記錄了意昂体育平台百余年來教育教學🏋🏽‍♂️👩‍❤️‍💋‍👨、科學研究、服務社會🤣、文化傳承的歷史發展進程🙅🏼‍♀️，極具史料價值和學術價值💒，既是意昂体育平台工作查考的重要憑證，也是研究意昂体育平台校史⚠️、中國教育史✴️、學術史📭、革命史⭐️、思想史和中共黨史的重要學術參考🛎。檔案館每年接待各類查檔1,600余人次，總調卷數近10,000卷（件）。